Umbraco Website
Nieuwsbrief Samenvoegen Google

Hoe verstuur ik makkelijk een direct mail door het samenvoegen van Google Docs en Google Sheets?

04 februari 22 door Caitlin Robaard in Online Marketing

Direct mail is een middel om potentiële klanten of bestaande klanten direct en persoonlijk te benaderen via de postbode. De eerste stappen zijn het bepalen wie je wilt bereiken en wat je wilt bereiken met jouw direct mail, maar dan komt de vraag hoe?

Direct mail maken & versturen.

Hieronder volgt een stappenplan hoe je een direct mail maakt en automatisch adresseert met Google Docs en Google Sheets.

Stap 1

Als eerste zet je jouw content in een Google Docs document. Alle (adres)gegevens die je geautomatiseerd in jouw direct mail wilt zetten zet je tussen <<>>. Ga je gebruik maken van een vensterenvelop? Klik dan hier voor een template in Google Docs. 

Stap 2

De tweede stap is een leeg Google Sheets document aanmaken. Via de knop Add-ons in je net aangemaakte Google Sheets document zoek je autoCrat op en deze installeer je.

Stap 3

De volgende stap is het opstarten van autoCrat. Er verschijnt aan de rechterkant een scherm met daarin een rode knop waarin new merge job staat.Deze klik je aan. 

Vervolgens krijg je de keuze uit 2 blauwe knoppen: drive en create. Hierbij kies je voor drive (je hebt immers net een template  -jouw content- gemaakt in Google Docs wat onder Google Drive valt) en zoek je jouw document op. Nadat je jouw document hebt geselecteerd moet je file naming convention to use invullen. Dit is de naam die elke brief krijgt. Je kan hier zelf een naam invullen, maar je kan ook een variabele kiezen door $naamvariabele in te vullen. Op deze manier kan je bijvoorbeeld elke brief de naam geven van de ontvanger. In mijn geval moet ik dan $contactpersoon invullen bij file naming convention to use. 

Stap 4

Als je het goed hebt gedaan komen de woorden die jij tussen <<>> hebt gezet nu bovenaan de tabellen te staan.

Deze tabellen vul je in met de adresgegevens van de mensen die jij een direct mail wilt sturen en vervolgens druk je op Run Merge.

Stap 5

Op jouw Google Drive is nu een nieuwe map aangemaakt met alle geadresseerde brieven erin. Jouw brieven zijn klaar om uitgeprint te worden!

Conclusie

AutoCrat is een handige tool om geautomatiseerd de adressering toe te voegen aan brieven/mailings. Het enige nadeel aan deze tool is dat het niet mogelijk is om meerdere documenten samen te voegen in slechts één document. Met een tiental brieven zal dit geen probleem zijn, maar als je van plan bent 100+ brieven te maken en uit te printen is het wel lastig dat je al deze brieven apart moet openen en printen. Als iemand hier een oplossing voor heeft dan horen wij dat graag!

Offerte aanvragen