Bedrijfsprocessen automatiseren: 5 fundamentele voordelen

Procesautomatisering 

Procesautomatisering is bijna niet meer weg te denken uit het huidige zakelijke landschap. Om als organisatie een professionaliseringsslag te maken, wordt automatiseren steeds meer een noodzaak. Veel bedrijven zijn zich niet bewust van hun kansen op het gebied van automatisering en digitalisering. Een slimme rekentool op de website, een automatische offertegenerator, een interactief ledenportaal: mogelijkheden zijn er genoeg. Met intelligente applicaties en toepassingen kom je de klant tegemoet terwijl je de concurrentie mijlenver achter je laat.

Voordelen van bedrijfsprocessen automatiseren 

Hoe je het ook wendt of keert, de markt blijft zich ontwikkelen. Technologische trends en toenemende eisen van de consument eisen een innovatieve kijk op zaken. Maar ook binnen de organisatie hebben medewerkers houvast nodig. Een gebruiksvriendelijk systeem voor het correct en makkelijk invoeren van gegevens. Een handige app om de administratie mee te regelen. Of een veilige webomgeving waar data achter slot en grendel worden opgeslagen.

Bedrijfsprocessen automatiseren is veel meer dan alleen efficiëntie en productiviteit verhogen (al zijn dit zeker belangrijke voordelen). Andere redenen om over te gaan tot digitalisering zitten ‘m in het besparen van kosten, het voorkomen van fouten en het tevredenstellen van klanten en medewerkers. Genoeg reden om automatisering te overwegen, toch?

1. Efficiëntie

Repeterend werk kan niet alleen saai zijn, vaak is het ook niet bepaald efficiënt. Teksten overtypen van papier, contracten handmatig invoeren, berekeningen maken voor de klant. Veel van deze handelingen kunnen in de meeste gevallen prima geautomatiseerd worden. Herken je soortgelijke regelmatig terugkerende werkzaamheden bij jouw bedrijf? Zorg dan dat je als organisatie flexibel blijft en klaar bent voor de toekomst. Automatisering resulteert in een efficiëntere manier van werken.

Case: Offertegenerator voor NESTcoat 

NESTcoat, specialist in metaalcoatings, zocht een oplossing voor haar uitgebreide offerteaanvragen. Hiervoor moest telkens veel informatie worden opgevraagd bij (potentiële) klanten. Een proces dat als langdradig kon worden ervaren. Wij ontwikkelden een geavanceerde maatwerk offertegenerator met een intuïtief werkende formulierflow. Een gebruiker wordt nu in zes duidelijke stappen door het aanvraagproces geleid. Hierdoor wordt een efficiënte vertaalslag gemaakt en komen alle offerteaanvragen zeer gedetailleerd binnen bij NESTcoat.

Bekijk de case

2. Kosten drukken 

Tijd is geld, als we Dagobert Duck mogen geloven. Wie tijd bespaart, is tegelijkertijd ook aanzienlijk de kosten aan het drukken. Heb je een medewerker in dienst die dag in dag uit handmatig gegevens invoert? Digitaliseer dit proces en je kunt je geld in andere zaken steken. Procesautomatisering is een perfect manier om zuiniger te werken. In eerste instantie misschien een investering, maar eentje die snel uitbetaalt.

3. Helderheid scheppen voor werknemers

Binnen organisaties kan heel wat verwarring spelen. Welke taken moeten wanneer afgerond worden? Wie is waarvoor verantwoordelijk? Communiceren is nu eenmaal een vak apart. En hoe groter de organisatie, hoe lastiger het wordt om een boodschap helder over te brengen naar alle lagen.

Door te automatiseren schep je duidelijkheid. Neem bijvoorbeeld een geautomatiseerde workflow waarin je alle taken en afspraken vastlegt. De planning is direct voor iedereen inzichtelijk. Eventuele wijzigingen voer je snel en eenvoudig door. En werknemers krijgen vanzelf een seintje als de deadlines eraan zitten te komen.

Case: Interactief ledenportaal voor NVvP 

Zo bouwden wij een interactief ledenportaal voor de Nederlandse Vereniging voor Procesrecht (NVvP). Het portaal maakt het mogelijk voor juridisch specialisten om zich aan te melden voor geplande bijeenkomsten. Zij ontvangen een eigen loginnaam en wachtwoord voor het bekijken en wijzigen van hun persoonlijke pagina. Beheerders kunnen eenvoudig de aanwezigheid tijdens bijeenkomsten online bevestigen en deelnemers na afloop automatisch een e-mail met gepersonaliseerd HTML-certificaat toesturen.

Bekijk de case

4. Fouten voorkomen 

Taken die handmatig uit worden gevoerd, zijn foutgevoelig. Binnen bedrijfsprocessen worden nu eenmaal fouten gemaakt – door mensen, welteverstaan. Een klein tikfoutje hier of een per ongeluk verwijderd bestand daar kan catastrofale gevolgen hebben. Door over te gaan op automatisering kun je deze imperfecties zoveel mogelijk uit de weg ruimen. Je minimaliseert handmatig werk en verkleint zo de kans op menselijke fouten. Bovendien worden geautomatiseerde systemen vaak failsafe ontworpen. Een soort een dubbelcheck die nagaat of alles correct en volledig is ingevoerd.

5. Meten = weten

Of het nu bewust is of niet, door te automatiseren verzamel je een hoop data. Gegevens waar je prestaties mee kunt meten en de voortgang van processen kunt bewaken. Je weet exact wat er speelt, zowel binnen als buiten de organisatie. Je krijgt bijvoorbeeld inzicht in de planning, maar ook in de verkoopresultaten en in het gedrag van klanten. Pieken en dalen kunnen wijzen op de noodzaak om bij te sturen. Zo kun je bedrijfsprocessen nog effectiever inrichten.
Een tip: maak de bevindingen die je doet visueel. Presenteer ze op overzichtelijke wijze, zodat betrokkenen een beter beeld krijgen van wat deze data precies betekenen. Zo speur je samen valkuilen op, pas je effectiever time management toe en staat jullie ontwikkeling nooit stil.

Case: Vierkante-meters-rekentool voor Profile Project 

Allround projectinrichter Profile Project wilde zich meer verdiepen in haar websitebezoekers. Hiervoor ontwikkelden wij een slimme rekentool. Een op maat gemaakt formulier dat diverse gegevens verzamelt met betrekking tot de gewenste flexwerkplekken, vergaderruimtes, receptie, opslagruimte etc. Geavanceerde berekeningen geven real-time inzicht in de hoeveelheid ruimte om deze wensen te realiseren. Zo krijgt Profile Project een goede indruk van de wensen voordat het contact opneemt met een (toekomstige) klant.

Bekijk de case

Wordt er binnen jouw organisatie veel handmatig werk verricht? Ligt de foutmarges hoog en kosten nog hoger? Heb je weinig inzicht in de bedrijfsprestaties? Misschien liggen er mogelijkheden om over te gaan op automatisering. We denken graag met je mee. Neem even contact op, dan plannen we een brainstormsessie in!