Een digitaal project dat uitloopt is geen toeval. Het is een ontwerpfout.

Hoe het gaat

De briefing leek duidelijk. Maar tijdens het project bleken er aannames te zijn gemaakt die niemand had uitgesproken. De klant dacht dat iets inbegrepen was. Het bureau dacht dat iets buiten scope viel. Niemand had het expliciet gemaakt.

Dan begint het schuiven. Kleine uitbreidingen. Bijkomende wensen. Aanpassingen die logisch lijken maar buiten de originele scope vallen. Elke stap apart is te verklaren. Bij elkaar maken ze het project duurder, trager en zwaarder dan gepland.

Waarom dit structureel is, niet incidenteel

De oorzaak zit zelden bij de uitvoerende partij of bij de opdrachtgever. De oorzaak zit in de manier waarop het project is opgezet. Een vage scope leidt altijd tot discussie. Een ontbrekende definitie van 'klaar' leidt altijd tot herwerk. Geen vaste werkwijze leidt altijd tot afwijkingen.

Dat is geen kwestie van goed of slecht samenwerken. Het is een structureel gevolg van een projectaanpak zonder heldere kaders.

Wat er concreet ontbreekt

In de meeste uitgelopen projecten ontbreken drie dingen. Ten eerste een vaste scope met expliciete grenzen, niet wat inbegrepen is, maar ook wat niet inbegrepen is. Ten tweede een gestandaardiseerde werkwijze die voor beide partijen helder is. Ten derde een revisieproces met vaste rondes, zodat feedback een eindpunt heeft en geen open eindig traject wordt.

Wat een vaste werkwijze verandert

Als een project start met een vaste scope, een vaste prijs en een vaste werkwijze, is er een ijkpunt. Afwijkingen zijn zichtbaar. Beslissingen worden bewust genomen. De vraag 'valt dit binnen of buiten scope?' heeft een antwoord.

Dat beschermt beide kanten. De opdrachtgever weet wat te verwachten. De uitvoerende partij kan leveren wat afgesproken is zonder constant te onderhandelen over grenzen.

Wanneer is dit herkenbaar als probleem?

Als je terugkijkt op eerdere projecten en ziet dat de eindrekening structureel hoger uitvalt dan begroot, of de opleverdatum steeds verschoof, of discussies over scope een vast onderdeel waren van elk project, dan zit het probleem in de aanpak, niet in de uitvoering.

Voor wie dit wel of niet relevant is

Een eenvoudig project met een heldere afbakening loopt zelden ver uit. Zodra projecten groter worden, meerdere partijen betrekken of een langere doorlooptijd hebben, neemt het risico op uitlopen toe. Dan is een gestructureerde aanpak geen luxe maar een voorwaarde.

Overweeg je een volgend digitaal project? Eerst de aanpak en de scope toetsen is vrijwel altijd de snellere route dan achteraf bijsturen.