Een offerte per e-mail, is dat handig?

door Joost Klein Websitebouwer

Gepost op 23-02-2015

Een offerte is een formeel aanbod om een overeenkomst te sluiten. Een offerte wordt opgesteld vanuit een bedrijf, meestal op verzoek van een potentiële klant. Een offerte kan gaan over een dienst of over een product. Veel bedrijven sturen hun offerte via de mail. Er zitten echter een aantal voor- en nadelen aan het sturen van een offerte via de mail.

De voordelen van een offerte sturen per mail

Een offerte per mail sturen gaat heel snel, zeker als je een standaard offerte hebt, dan hoef je alleen het mailadres in te voeren en kan je de offerte al versturen. Tevens is het heel gemakkelijk, met één klik kan je in principe al de offerte naar je potentiele klant toe sturen. Een offerte sturen via de mail is ook vrij goedkoop. Je hoeft niet te betalen voor drukwerk of postzegels, etc. Tevens kan je gebruik maken van een leesbevestiging als je offerte via de mail verstuurt.

Echter, er zitten ook nadelen aan het versturen van een offerte via de mail...

Nadelen van een offerte sturen per mail

undefinedMensen hebben soms moeite met het lezen van een beeldscherm, omdat ze bijvoorbeeld slechte ogen hebben. Daarom is het ook belangrijk dat je bij het maken van een offerte rekening houdt met de opmaak. Het is bijvoorbeeld handig om gebruik te maken van korte alinea’s, korte zinnen en witruimtes. 

Een offerte via de mail stuur je vaak als bijlage. Soms heb je ook meerdere bijlagen die je ook meestuurt samen met de offerte. Omdat je alles online afhandelt wil het nog wel eens voorkomen dat je bijlagen kwijtraakt en op de een of andere manier niet meer kan terugvinden. 

Bijlagen kunnen ook als nadeel gezien worden want sommige mensen stellen hun server zo in dat bijlagen gezien worden als spam dus dat zou betekenen dat ze de offerte niet eens binnenkrijgen of dat de bijlagen veel te groot zijn voor de ontvanger. 

Een offerte via de mail kan ook -als je pech hebt- terecht komen in de spambox van de ontvanger.

Handig weetje!

De offerte wordt meestal als bijlage gedaan zodat je de offerte mooi kunt opmaken en als PDF bestand naar je potentiële klant kan sturen. Als je de offerte in een gewone mail verpakt dan kan de opmaak gedeeltelijk of helemaal verloren gaan. De oorzaak hiervan is dat de ontvangen van de e-mail zijn e-mail instellingen vaak anders heeft ingesteld. Bijvoorbeeld het anders afbreken van regeleindes of met een ander mail programma werkt.

Gouden tip!

Verstuur een aparte e-mail waarin je aankondigt dat de offerte onderweg is, dan weten je klanten dat je offerte eraan komt en zullen ze er op letten! Tevens kunt u gebruik maken van professionele systemen om offerte te versturen. Enkele voorbeelden zijn www.perfectview.nl en www.whiteworks.nl

undefined



Over de Auteur

author

Joost heeft jarenlang gewerkt voor diverse (online) organisaties zoals KPN en VNU Media. Bij VrijdagOnline is hij projectmanager en houdt hij zich bezig met sales, online marketing en zoekmachineoptimalisatie. Op VrijdagAvond gaat hij vaak even een pint Guinness halen in zijn favoriete Irish pub.


Deel dit artikel

Reageren

comments powered by Disqus